2016/12/15
| TTQS管理制度的應用與省思 |  |
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一、TTQS制度緣起與發展現況
TTQS (Taiwan TrainQuali System)台灣訓練品質管理發展系統，是從國家勞動力提升的角度思考，透過促進企業組織重視勞動人才培育，以提高面對環境變化挑戰的競爭力。台灣企業，多數為中小型企業，面對資訊科技發展、全球性競爭，產業面臨轉型之需要，而轉型的重要關鍵在人才，特別是具有學術與實務兼備的人才培養更是重要。因此，透過系統化的人才發展管理，因應發展需求的結構式專業訓練，才能創造組織發展延續的動力。
TTQS管理制度從2006年發展至今已超過10年，經歷管理制度架構及內容修訂日增成熟，但也因為在推動執行上專業人才的遴選及培養不易，以及管理執行落實不足，致使成效良莠不齊，越來越多的不同組織機構非訓練管理人員投入，過度重視訓練程序文件的修飾，無法擺脫傳統職業訓練管理模式，皆是尚待思考研討的議題。
系統化的人才策略管理，目的在建置企業組織發展人才的儲備，並非只是因應當前工作實施的能力改善。然而，目前的訓練評核機制，仍僅重視在文件上的管理程序機制，而非真正在意結合配合組織現況需求的管理機制重建。因此，TTQS管理制度面臨與實務應用連結的挑戰，組織既要有訓練品質管理的結構與標準程序，更要有彈性且具實效的評鑑標準。
二、策略性訓練發展品質管理
TTQS管理制度是一種對於教育訓練管理品質評鑑審查的一套標準，兼顧「效能」，做對的事情，以及「效率」，把事情做對，是一套對於組織訓練管理程序控管及維繫一定品質標準的管理工具，以期達到組織經營成果的目的。
組織營運發展不論對內或對外人才培育規劃，並非是無中生有，必須有所需求依據，其依據可來自於促進營運績效改善，對組織人力職能評估所發現差異，或者是為組織發展未來機會，對於人力職能的儲備等，根據彌補職能缺口或營運目標缺口，所做的人力資源規劃，而該人力資源規劃包括招募或培訓，然而，TTQS管理制度重點在人才培育訓練管理品質的提升上，已做出符合組織願景使命、以及發展策略計畫的前提上，進行有效管理人力資源能力的提升與儲備。
TTQS是一種結構化的訓練管理思考，所有的結構和程序檢核項目，皆依據組織的需求及實現價值，有助於組織高階管理者或訓練主管人員形成一套有效的訓練管理反饋及思考模式，把無法具體化的勞動力投入和產出效益，透過管理系統結構的程序模式，逐一呈現出明確效益的檢核指標，並與實現組織策略及計畫行動目標連結一致。
三、TTQS管理應用的迷思
對於不曾接觸人力資源管理，或者不常關心人才發展政策的個人和組織，在初次接觸及了解TTQS的時候，通常是來自人云亦云的片面資料理解，可能來自網路資料搜尋，可能來自其他關連組織的信息，又或者單純的聽過幾場政策補助宣導會，所以對於TTQS管理制度應用的認知上，是一種可以得到「訓練補助」申請文件整理概念，是一種包山包海的組織營運管理改善工具，對於TTQS檢核表內PDDRO (PLAN計畫、DESIGN設計、DO執行、REVIEW檢核、OUTCOME成果)架構及各檢核項目內涵，並不是哪麼的清楚了解。其中較大的TTQS管理應用迷思如下：
1. 組織規模大小應用之目的需求：不同的組織規模，就訓練管理需求上是否需要有不同的差異？答案顯而易見，當然是需要。然而現今的TTQS的管理檢核指標，卻往往趨向共同標準。共同標準，並非不好，在一定的品質評鑑指標下，要求組織達到某些品質符合標準，有助於整體效益提升，但就不同規模層級組織的運用，應設有不同管理層級的結構共同標準，輔以彈性自主調整檢核細項指標，才能有助於組織在實務發展上的管理運用。例如：依據組織現有人員數、管理制度健全度、主管人員職能現況、高階管理人員支持度……等，建置TTQS管理制度，重點在TTQS管理制度的時效性確認。大組織重系統實施細節的管控，小組織重管理結構完整度的管控。然而，多數組織有一個共同的目的，就是申請政策性訓練補助，而非來自於組織管理制度建置需求的評估。
2. 對TTQS專業人才諮詢的文件管理虛無假設：TTQS專業人員，包括評核委員、輔導顧問及講師三類，各司其職，講師職責在於講授及說明TTQS的內涵及管理運用，輔導顧問職責在協助組織導入TTQS管理制度及完成評核準備，評核委員職責在依據TTQS檢核項目及標準，評鑑組織進行推動TTQS管理制度的落實及完整度，固有其重點，其三類人員對於管理指標的內涵及標準共識，決定了TTQS管理制度是否能有效導入組織應用的關鍵因素之一。然而，由於多數組織的導入目的不同，導入者對於TTQS管理內涵及指標各自解讀，加上對於所接觸到的TTQS專業人員的過度期待，認為掛了TTQS的專業人員都是包山包海的經營管理大師，為了要求高分數、好牌等，在導入該制度過程，諮詢於各個不同類別的專業人員，依據各種不同的解釋說法，過度拼裝檢核說明及佐證文件內容，失去對實際管理需要的訓練品質管理手冊的文件評檢與準備，導致TTQS品質管理系統的無效產出，因此，讓多數組織主管人員產生導入文件繁複的假想謬論。
3. 制度建置與實際執行的行動落差：再好的管理計畫，不如一個簡單的改善行動。組織在導入應用TTQS管理制度的過程，往往強調過多文件陳述的解釋，而忽略了在實際管理行動的可行性，以及資源投入的必要性，因此造成需多美麗管理計畫的背後，卻是無法實施落實行動的困境。
四、TTQS管理應用省思建議
在知識經濟時代，資訊科技技術帶來的產業衝擊與改變，管理機制的實踐落實，重要的關鍵是人才，人力資源素質決定組織生產力，而人力資源素質的維持，則在於人才儲備及培育，相對於組織發展需要而言，組織人才培育管理，更是是否能夠確保組織營運績效及永續發展的關鍵因素，善用TTQS管理制度作為人才培育管理的基礎工具，透過該工具檢視組織對於人力發展策略行動及建置系統化人才培育機制，以有效培育人才，並持續創造組織發展價值。為求有效實務應用TTQS管理機制，提出以下建議：
1. 以「建立實務管理機制」為目的，不論組織規模大小，依據組織實際運作的需要，參考TTQS管理架構及檢核指標，適度調整指標說明及檢核標準，以確保管理落實為原則。什麼是管理需要？首先，以能夠維持組織更有效率運作為前提，在導入TTQS管理機制的同時，檢視及修正組織現有運作工作人力配置的盲點，以促進人員完成工作任務、達到作業績效為指標。再者，協調跨部間人力職能彈性運用，以因應多變的產業環境，修正組織發展目標，同時重塑組織願景及調整策略計畫行動方向。最後，以實現組織永續發展為目標的管理制度導入，貫徹落實管理行動，並促進人力資源持續改善。
2. 先有持續管理需要，才建置管理文件：對於TTQS管理機制導入與作業程序管控建置，可先行透過參與相關TTQS基礎課程或說明會，初步了解TTQS內涵，草擬符合組織實際運作需求的訓練管理架構及程序，再透過政府機構免費輔導機制擇其一專業引導者，依據草擬織架構程序，建置實務管理程序及管理需求文件。組織須務求有實際持續管理需要，才有建置管理文件的原則，檢視及調整或修正現行人才培訓管理機制。
3. 步步落實的管理行動實踐：以目標為方針，以管理需要為指標，逐步踏實的管理行動為原則，以求作業品質管理上的精益求精。由於組織各種管理工作繁雜，可能因為某些複雜而細瑣的事務管理，而陷入管理的瓶頸或困境，在導入及應用TTQS管理工具時，應先考量導入該機制對組織的必要改善因素，是為申請補助？是為檢視現行訓練管理制度？還是為了建置人才管理機制？在實施過程，要評估投入的時間及資源成本如何？可能的效益如何？如果去除補助計畫期待，導入的目的是什麼？優先建置那些構面？由誰來負責管控？應從哪幾個部門人力著手？要在什麼期限內完成？該如何安排即進行導入的相關作業？不論如何，扎實的每一個管理行動，才是管理制度實現效益的最佳保證。
